4.課題を受け取って、作業を進めよう

課題の担当者になったら、作業を進めていきましょう。

通知を受け取る

課題の担当者に設定されると、お知らせ機能メールで通知が届きます。受け取ったコメントと課題の詳細欄を確認し、タスクの内容を把握して作業を進めましょう。

ポイント:TypetalkやSlackと連携すると、課題の追加をチャットに通知することもできます

状態を「処理中」に変更する

作業に着手したら、課題の状態を「処理中」に変更しましょう。そうすることで、プロジェクトの中で「着手しているタスク」「まだ着手していないタスク」が明確になり、チームメンバーがプロジェクトの進捗を把握しやすくなります。(参考:課題の4つの状態について

ポイント:作業に着手するまで時間がかかる場合は、一旦登録者に「了解しました」とコメントして、依頼内容を把握したことを伝えましょう。相手に安心してもらうことは、円滑に仕事を進める上で大切なポイントです。

作業を進め、課題にコメントする

課題のコメントでは、他のチームメンバーとやり取りをしたり、作業を進める際に起きた出来事や経緯を記録しましょう。必要に応じて、期限日も変更しましょう。

他のメンバーとやり取りをしたいときは、「コメントをお知らせしたいユーザ」にメンバーを追加して、コメントを投稿しましょう。メンバーに通知が送られ、自分の課題に他のメンバーを呼び寄せることができます。

コメントの未読既読を、右下のアイコンで確認できます。メンバーがコメントを読むとチェックマークがつきます。

作業が終わったら・・・

自分で「完了」と判断できる場合

状態を「完了」にしましょう。これで一連のフローは終わりです。お疲れさまでした!

他人のチェックが必要がある場合

上司や取引先の確認が必要なタスクもありますよね。その場合、自分の作業が終わったら、確認を依頼しましょう!

担当者を変えて、確認を依頼する

具体的には、状態を「処理済み」にして、担当者に確認を依頼するメンバーを設定しましょう。

状況に応じて担当者を変えていくのがBacklog運用のコツです。その時点で、課題の完了に最も大きく関与するメンバー(今回の例では、元々の登録者)を担当者に設定しましょう。責任者が明確になることでプロジェクト全体の見通しがよくなります。

担当者を変えないまま作業を進めると、課題の進捗が滞ったときに誰が責任者なのかわからなくなります。状況把握に時間がかかり、遅れを挽回しづらくなります。

確認をして返事をする

他のメンバーから依頼されたら確認をしましょう。

確認をしてOK!

状態を「完了」にしましょう。お疲れさまでした!

修正が必要な場合

差し戻ししましょう。修正点をコメントし状態を「処理中」に戻して、担当者を元のメンバーに変更しましょう。

確認依頼と返事を繰り返し、課題を完了させる

差し戻しがある場合、コメントの内容に基づき修正を行います。その後、課題が完了するまで、確認依頼・返事を繰り返します。

次のような業務では何度も確認と修正を繰り返す場合があります。キャッチボールのように担当者を入れ替え、円滑に修正作業を進めましょう。

課題の件名 やりとり
新商品のパッケージデザインを制作する プロジェクトマネージャーと、デザイン制作会社のデザイナーで、デザイン案をキャッチボール
新入社員の備品を購入する(市岡さん) 総務部と、新入社員の配属先のマネージャーで、課題をキャッチボール

 

ここまでのステップが、Backlogでの基本的なタスクの進め方です。

プロジェクトにメンバーを招待したら課題を登録し、作業を進めながらBacklogの操作に慣れていきましょう!