メールによる課題登録

メールからBacklogの課題登録をすることができます。

こんなときに便利!

  • お客様の声、商品についての問い合わせ、苦情・相談窓口などカスタマーサポート業務
  • 社内設備やPC管理など、社内のオフィス管理窓口
  • 資料請求フォーム、トライアル申し込み、法人営業窓口など営業業務

たとえば、メールの件名を「課題の件名」として、本文を「課題の詳細」、受信の3日後を「期限日」として課題登録できます。それでは、設定方法を解説します。

設定は、管理者またはプロジェクト管理者のみ可能です。

設定方法

どこから設定するの?

「プロジェクト設定」>「インテグレーション」>メールによる課題登録の「設定」をクリックしてください。「課題登録用メールアドレスの追加」すると、設定画面が表示されます。

スパム防止のため、発行されたメールアドレスは外部に公開しないようにしましょう。メールで問い合わせを受け付けている場合は、課題登録用のメールアドレスに転送してください。

課題として登録される内容は?

課題登録用メールアドレスに届いた内容が、自動的に課題として登録されます。

課題の詳細にはメールの本文の内容が登録されます。課題の詳細以外は、設定画面で指定しましょう。

詳しい設定内容については、メールによる課題登録をご覧ください。

メールによる課題登録 運用のコツ

「期限日」を設定して、問い合わせ対応の漏れを防ごう

例えば「登録日から3日以内」に設定しましょう。問い合わせから3日以内に対応する運用が可能になります。

「担当者」が決められない場合は、「課題をお知らせしたいユーザ」を設定しておこう

問い合わせ内容や業務状況に応じて問い合わせ担当が変わる場合は、「担当者」は空欄で構いません。そのかわりに「課題の追加をお知らせしたいユーザ」を設定しましょう。担当者に割り振る人(マネージャー、チームリーダーなど)を設定すると、問い合わせメールが届いたときにBacklogの画面でも通知してくれます。