マイルストーンで、プロジェクトの節目を明確にしよう

Backlogにおけるマイルストーンとは、「いつやるのか」という時期で課題をグルーピングする機能です。複雑で長期間に渡るプロジェクトで便利な機能です。

こんなときに便利!

  • 商品開発や新規事業の立ち上げ
  • 一定期間後にチェックポイントを設けて、進捗状況を点検する業務
  • 個別の課題に期限日を設定する代わりにマイルストーンに紐付けてまとめて管理したいとき

バックオフィス業務や運用・保守など、継続的に作業が発生し日々タスクをこなしていくタイプの業務では、無理に使う必要はありません。

マイルストーンは本来、関係者間で共有すべきプロジェクトにおける重要な節目という意味ですが、ここでは"Backlogの機能としてのマイルストーン"を説明します。

マイルストーンって何?

「家の引越し」を例にしてマイルストーンを説明します。引越しをするときは、まず引っ越す日を決め、その日までに終わらせるタスクをリストアップしますよ。このとき、マイルストーン:家の引越し期間:準備を開始した日〜引越しする日、となるのです。そして引越し日までに終わらせるタスクが、マイルストーンに紐付いた課題に当たります。

マイルストーンの具体例

実際の業務を例にマイルストーンの使い方を掘り下げていきます。

例:とある新商品開発プロジェクトの場合
あなたは、あるメーカーの商品企画担当者です。新商品を開発プロジェクトが立ち上がり、あなたはプロジェクトリーダーを任されました。以下のように、新商品開発プロジェクトはいくつかの時期に分かれています。そして、それぞれの時期の終わりまでに完了させなければならないタスクがあります。

8/1〜31 企画フェーズ - 市場ニーズを調査する
- 予算計画を作成する
- 企画書を作成する
- 商品デザインを制作する
- 企画検討会議
9/1〜30 設計フェーズ - 仕様書を作成する
- 設計書を作成する
- 設計検討会議
10/1〜31 試作フェーズ - 試作品を作成する
- 試作品評価会議
- 設計見直しを行う
- 市場テストを行う
 11/1〜30 量産フェーズ   - 量産判定会議
- 生産ラインを立ち上げる
- パッケージデザインを制作する
 12/1〜15 出荷フェーズ  - 広報資料を準備する
- 商品発表会を開催する
- 商品発売(出荷)

このように時期(フェーズ)で区切られたタスクを管理する時に、マイルストーン機能を使いましょう。それぞれのフェーズをマイルストーンとして登録し課題を紐付けることで、「どの時期にやるのか」という基準で課題をグルーピングできます。

マイルストーンを設定してみよう

上記の新商品開発を例に、設定方法を説明します。マイルストーンは、プロジェクト設定>発生バージョン/マイルストーンから設定できます。マイルストーン名には「企画フェーズ」などと登録しましょう。また、期間として開始日、終了日も設定しましょう。

発生バージョンは、システム開発の際にその課題の原因が発生したバージョンを記載するものです。(気になるかもしれませんが)無視してOKです。

次に、課題とマイルストーンを紐付けましょう。課題を追加する際にマイルストーンを設定できます。既存の課題を編集して課題とマイルストーンを紐付けることも可能です。

マイルストーン・課題を確認してみよう

マイルストーンを設定すると、カテゴリや担当者と同様、課題の「シンプルな検索」で簡単に絞り込みできます。課題を「いつやるのか」という時期でリストアップできます。

またガントチャートの日付欄に、マイルストーンの終了日を表す旗が立ちます。マイルストーンを意識しながら、課題のスケジュールや進捗を把握できます。ガントチャートでもマイルストーンによるグルーピング表示が可能です。

課題に期限日を設定せず、マイルストーンのみを設定している場合は、ガントチャート上ではマイルストーンの終了日に表示されます。

  

マイルストーンでタスク管理を行うと直感的にプロジェクトの状況を判断することができるバーンダウンチャートが利用できます。

次のページでは、Backlogのバーンダウンチャート機能について説明します。