課題管理のアンチパターン
次のような課題が増えると、プロジェクトの見通しが悪くなります。適切に対処して、常に見通しの良い状態を保ちましょう。
期限日を過ぎて放置されている課題
期限日を過ぎたまま放置された課題が増えると、プロジェクトの進み具合を計測できなくなります。
例えば・・・
- 進捗が遅れており、状況が更新されていない課題
- 作業が終わっているのに、状態を「完了」にしていない課題
対策
期限日を過ぎた課題を見つけたら最優先で対応しましょう。単なる遅延の場合、他のタスクへの影響を踏まえて、期限日を設定し直しましょう。更新漏れの場合が多い場合は、メンバーとミーティングを開き、その場で一気に課題の情報を更新しましょう。
複数の課題をまとめて更新できます。課題をまとめて操作について をご覧ください。
担当者が適切でない課題
適切な担当者が割り当てられていないと、作業が遅れてしまいます。その結果、プロジェクトの後半になってメンバーの業務負荷が増えたり、納期を先延ばしすることになったりします。
例えば・・・
- 担当者を変更しないまま、課題を依頼してしまう
- 別チームに異動したメンバーが担当者になっている
対策
他のメンバーに課題を依頼するときに必ず担当者を変えましょう。課題上で何度も依頼を繰り返すような場合は、特に担当者の変更を忘れないようにしましょう。
課題のやりとりは課題を受け取って作業を進めようを参考にしてください。
ゾンビ課題
優先度の低い問題や懸念事項をひとまず課題として登録したことはありませんか。そういった課題は数ヶ月以上放置され、対応の要否がわからないゾンビ課題に変貌してしまいます。
例えば・・・
- 課題の件名だけが入力されていて、作業内容がわからない課題
- 優先度が低く放置されている課題
対策1
プロジェクト開始時にチームメンバーやステークスホルダーと話をして、課題に登録すべき情報を決めましょう。少なくとも「件名」の他に、「詳細」「担当者」「期限日」を入力するとよいでしょう。詳しくは課題を追加しようをご覧ください。
対策2
定期的に課題を棚卸しすることとも有効です。例えば３ヶ月に一度、未処理の課題の対応の要否を見直してみましょう。できれば処理したいが対応するリソースがない課題は、思い切って「完了」にしましょう。必要性が生じたら再開すればいいのです。また、完了にせず残しておきたい課題はカテゴリーで区別して整理しましょう。