メールや課題管理表によるタスク管理から、Backlogに移行するために

新しくプロジェクトを始める時、従来のメール・スプレッドシートによる管理から脱却し、Backlogに移行する方法を解説します。

STEP1 Backlogにタスクを登録しよう

タスクを洗い出し、Backlogに登録する

業務・プロジェクトの中で今後発生しうるタスクを書き出して、課題としてBacklogに登録しましょう。またメールでの会話で処理していたタスクも、課題として登録しましょう。

タスクを漏らさずに登録することが、タスク管理の第一歩です。

以下の記事を参考に登録しましょう。
Google スプレッドシートを使って、Backlogに課題を一括登録しよう

STEP2 Backlogの情報を充実させ、メンバーを誘導する

登録した課題の情報を充実させる

STEP1で登録した課題に、担当者や期限日をセットしてタスクの情報を充実させましょう。

そしてタスクに関するやりとりや進捗も、メールやチャットツールでなく、Backlogのコメントとして記録していきましょう。

新たな依頼も課題として記録する

メールや口頭でタスクの依頼が来た場合は、あなたがBacklogの課題として登録しましょう。その後、会議等で進捗があった場合は、コメントとして記録を残しましょう。

メンバーがBacklogの利用に慣れるまでは、あなたがタスクに関する情報をBacklogに集約していきましょう。

メンバーをBacklogに誘導する

メールや口頭でタスクの内容について聞かれたら、課題のURLを伝えてBacklogをを見るように促しましょう。課題を見れば、必要な情報が記録されているはずです。

メンバーにBacklogの確認と更新を習慣づける意味合いもあります。Backlogを頻繁に確認・更新することで情報の鮮度が保たれ、業務の現状についてチームの共通認識を持つことが容易になります。

STEP3 タスク依頼のルールを整備しよう

新たな依頼事項をBacklogに登録してもらう

メンバーが頻繁にBacklog確認するようになったら、次のSTEPに進みましょう。メンバー自身に新たな依頼事項をBacklogに登録してもらうのです。あなたではなく、メンバー自身がBacklogに登録するよう促しましょう。

抵抗のあるメンバーがいる場合は、メールによる課題登録を活用して、メールでの依頼であっても自動的にBacklogに課題として登録されるように設定しましょう。

メンバーの個人タスクもBacklogに登録してもらう

一人で進めるようなタスクも、一旦Backlogに登録してから着手するように促しましょう。個人のタスクを可視化することで、チーム全体の業務についての正確な見積が可能になります。また、メンバー自身の負荷が重くなるのを防ぎ、困った時に周囲がサポートしやすい状況も生まれます。

すぐに終わる作業や、雑務までは登録する必要はありません。たとえば、1日以上かかる作業を登録するようにしましょう。

最終的に目指すべきゴール

以下のような状態が理想です。STEP1〜3を参考に、徐々にBacklogを浸透させましょう。

  • やるべきことが全てBacklogの課題として登録されている
  • メンバーが日常的にBacklogを確認・更新している
  • タスクについてのコミュニケーションが、すべてBacklog上で行われている

補足

プロジェクトの進行途中でBacklogを導入するのは大変かもしれません。管理手法が変わることで、余計なコストがかかってしまいます。
無理せず一部分だけBacklogを取り入れ、新しくプロジェクトを始めるときのために知見を貯めるのがよいでしょう。